Jeder ist mit seiner Ordnung zufrieden, mancher aber auch nicht. Nur für Letztere hier einige Überlegungen:
Als zentralen Ordnungsbegriff schlage ich das Datum der Aufnahme vor. Das ist wahrscheinlich der einzige Schlüssel, den man in allen anderen relatierten Dokumenten ebenfalls findet. Seien es Kalender, Quittungen, Protokolle, Bußgeldbescheide, Korrespondenz, ...
Aus Gründen der Lesbarkeit schlage ich Ordner mit den Namen
JJJJ-MM-TT
vor. Für heute also 2026-01-28
Die Originaldatei und ihren Namen sollte man nicht ändern. Das ist und bleibt die "Single Source of Truth".
Entweder wird diese Datei dem Empfänger direkt übermittelt, oder es wird eine bearbeitete und umbenannte Kopie verschickt, die das Original im Namen referenziert.
Alle Angaben, die sich z.B. als EXIF-Daten im Bild wiederfinden, kann man sich bei der Umbenennung sparen.Mein Standard ist
JJJJMMTT-hhmmss-Originalname-Anlass
Mit Bildverwaltungsprogrammen ist das meistens kein Problem.
Hier ein Beispiel:

Anlässlich wurde das Bild gerichtet, die Schatten etwas aufgehellt, die Lichter abgedunkelt und das Format auf 1920 Pixel lange Seite reduziert - muss man aber alles nicht.